اصول غرفه داری در نمایشگاه ها

 اصول نمایشگاه داری

 

 

در تعریفی گویا و کوتاه، نمایشگاه را می توان تبلیغ زنده نامید، زیرا در نمایشگاه عواملی چون تولیدکننده، توزیع کننده، مصرف کننده کالا یا خدمات در یک زمان و مکان مناسب، گرد هم می آیند.  نمایشگاه مکانی جهت به نمایش گذاردن توانمندی ها و پیشرفت های اقتصادی یک منطقه یا کشور در زمینه های گوناگون است. همچنین برگزاری نمایشگاه موجب افزایش و بالارفتن سطح اطلاعات و دانش عمومی، علمی و فنی بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه می گردد. 

امروزه نه تنها راضی کردن مشتری کافی نیست، بلکه باید نیازهای مشتری را پیش بینی و خواسته های او را مورد سنجش قرار داد. یک مشتری زمانی راضی است که نه تنها خودش دوباره برای خرید تولیدات باز گردد بلکه شخص دیگری را نیز به همراه بیاورد. هیچ سازمانی در این زمینه موفق نمی شود مگر اینکه کار گروهی و فرهنگ جلب رضایت مشتری را در اولویت کاری خود قرار دهد و برای بدست آوردن آن تلاش کند. نمایشگاه های تجاری یکی از مهیج ترین راه ها برای مطرح کردن نام تجاری شما هستند. و سخت ترین کاری که باید انجام دهید این است که بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه را به سمت غرفه خود جذب کنید. برای این که غرفه شما در برابر دیگر غرفه ها بدرخشد چه کاری باید انجام دهید؟ نمایشگاه‌ های تجاری یکی از بهترین و اعجاب برانگیز‌ترین فرصت‌ها برای کسب‌ و‌ کارهای کوچک به‌ منظور برقراری تماس‌ها، برقراری ارتباطات جدید، کسب مشتریان تازه و یافتن ایده‌های نوآورانه است. نمایشگاه‌ های تجاری با هدف راهکارهای جذب مشتری در نمایشگاه ها برای کسب‌ و‌ کارها به منظور برقراری تماس چهره ‌به‌ چهره با بسیاری از مشتریان بالقوه در مدتی کوتاه و با صرف هزینه‌ مناسب طراحی شده‌ اند.

مدیران باید به این باور برسند که ارائه خدمت مطلوب به ارباب رجوع و کسب رضایت و خشنودی آنان، جزو هدف های سازمان بوده و از جایگاه حیاتی برخوردار است. مدیران و فروشندگان نیاز دارند تا با بهره گیری از خلاقیت و نوآوری با سلیقه‌ ها و خواسته‌ های گوناگون مشتریان همگام باشند تا با جذب بیشتر مشتری، اوضاع فروش محصولات خود را بهبود دهند. با پیشرفت تکنولوژی و فناوری، دیگر روش‌ های سنتی فروش، قادر به برآورده کردن نیاز مردم و بازار نیست. نکته مهم در این میان نقش نیروی غرفه دار نمایشگاه است که با آموزش مواردی همچون زبان بدن و یا آداب معاشرت می تواند تأثیر گذاری بیشتری بر روی بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه داشته باشد.

بهره گیری از امکانات نمایشگاهی وقتی میسر می شود که نیروی غرفه دار نمایشگاه بتواند از هر فرصتی برای ایجاد علاقه مندی در بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه استفاده نماید. نیروی غرفه دار نمایشگاه باید اطلاعات کافی درباره کالاها داشته باشد و طرز استفاده از آن ها را بداند و با اصطلاحات بازرگانی در مورد حمل و نقل و بسته بندی و بیمه و تعرفه های گمرکی و شرایط فروش و واگذاری نمایندگی، آشنایی داشته باشد. نیروی غرفه دار نمایشگاه باید از محل های عمومی و تسهیلات و تاسیسات نمایشگاهی از قبیل تلفن عمومی، کمک های اولیه، درمانگاه و امثال آن ها مطلع باشد. بهتر است یکی از نیروهای غرفه دار نمایشگاه، مسئول حفظ نظم و نظافت کل غرفه باشد و دائما مراقب هر گونه به هم ریختگی یا کثیفی در هر نقطه از غرفه باشد. حفظ شادابی و نشاط در نیروی غرفه دار نمایشگاه به روش های مختلف مانع از بروز هرگونه سستی و بی تفاوتی در امور جاری غرفه خواهد بود.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی خود و شرکت را خوب بشناسد تا بتواند فعالیت های شرکت و خدمات آن را به درستی معرفی کند.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی نیازهای مشتریان نمایشگاه را مورد بررسی و ارزیابی قرار داده و به خوبی بشناسد.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی رقیبان شرکت را شناسایی کند.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی دارای اطلاعات دقیق از کالای عرضه شده در غرفه نمایشگاه باشد.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی همیشه برای ارائه اطلاعات و نمایش کالا آماده باشد.

- بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه، چگونگی رفتار و برخورد غرفه دار نمایشگاه را مترادف با کیفیت کالاهای عرضه شده توسط شرکت می دانند.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی از قیمت و کلیه مشخصات فنی کالا مطلع باشد.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی به تناسب موضوع، از حرکات دست و صورت جهت انتقال بهتر پیام استفاده کند.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی در غرفه نمایشگاه، وظایف و مسئولیت ها را با مهربانی، اطمینان و نظم پیش برده و غرفه نمایشگاه همواره مرتب و تمیز باشد.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی ملاقات های روزانه خود را برنامه ریزی کرده و از آن برای دستیابی به فرصت هایی برای فروش بهره ببرد.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه را با خوش آمدگویی، استقبال و با تبسم، بدرقه کند.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی با اطمینان و آرامش و دقت، محصولات شرکت را معرفی کند.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی مشخصات بازدیدکنندگان نمایشگاه  را با دقت به خاطر بسپارد و از آن استفاده نماید.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی امتیازات ویژه کالاها را به درستی مطرح نماید.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی از افراط و تفریط در بیان و عمل دوری کند.

- آراستگی، شرط اصلی حضور در غرفه نمایشگاه است؛ غرفه دار نمایشگاه بایستی آن را به خوبی حفظ نماید.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی از ارائه آمار غیرواقع پرهیز نماید.

- از نیروی غرفه دار نمایشگاه آگاه، سرزنده و کاردان جهت امور غرفه نمایشگاه و ارتباط با مشتری نمایشگاه استفاده گردد.

- مشتریان نمایشگاه معمولا با اهدافی از پیش تعیین شده به نمایشگاه می آیند؛ غرفه دار نمایشگاه بهتر است از قبل، آن ها را شناسایی نموده و به سوی خود جلب کند. 

- غرفه دار نمایشگاه نبایستی با دوستان و آشنایان در غرفه نمایشگاه بنشیند و آن را پاتوق خود و دوستان کند.

- غرفه دار نمایشگاه حدالامکان نبایستی در غرفه نمایشگاه بنشیند؛ نشستن غرفه دار نمایشگاه در غرفه نمایشگاه، این احساس را در بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه به وجود می آورد که غرفه داران نمایشگاه اهمیتی به حضور آنها نمی دهند و یا اینکه تمایل ندارند وقت خود را در اختیار آنها قرار دهند. باید توجه داشت که بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه عموما به دنبال نقاط ضعف شرکت ها هستند.

- غرفه دار نمایشگاه نبایستی نسبت به بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه، بی توجه و بی تفاوت باشد.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی از خواندن در داخل غرفه نمایشگاه اجتناب کند. برای جلب توجه بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه فرصت زمانی، بسیار محدود است . بنابراین، فرصت ها نباید به خاطر خواندن روزنامه یا مجله از دست برود.

- غرفه دار نمایشگاه نبایستی سوالات را بی جواب بگذارد و در داخل غرفه نمایشگاه، حالت استراحت به خود بگیرد.

- غرفه دار نمایشگاه نبایستی غرفه نمایشگاه را مکان خصوصی خود بداند.

- غرفه دار نمایشگاه نبایستی در زمان استقرار در غرفه نمایشگاه، سردرگم و بی هدف نباشد.

- غرفه دار نمایشگاه خود را بی علاقه و بی کار نشان ندهد.

- غرفه دار نمایشگاه نبایستی اطلاعات نادرست و ناقص ارائه دهد.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی دارای روابط عمومی بالا بوده و ظاهری کاملا آراسته و مثبت و موجه داشته باشد و از لباس و پوشش مناسب، تمیز و مرتب و با کیفیت خوب استفاده کند. همچنین غرفه دار نمایشگاه بایستی باوقار، متین، با شخصیت، سنگین، محجوب و ... باشد. این امر اگر چه مستقیما در موفقیت شرکت نقشی ندارد اما به طور غیر مستقیم نقش بسیار موثری دارد؛ چرا که موجب ایجاد ذهنیتی مثبت در میان بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه نسبت به شرکت و پرسنل شاغل در آن می شود.

- غرفه دار نمایشگاه نبایستی افراد نا آشنا را به جای خود قرار دهد.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی از ملاقات ها و مذاکرات طولانی بپرهیزد.

- غرفه دار نمایشگاه نبایستی تحت هیچ شرایطی، به مشتریان و بازدیدکنندگان نمایشگاه بی احترامی کند.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی از توقف بی مورد افراد متفرقه در غرفه جلوگیری کند.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی در داخل غرفه پر تحرک و پویا باشد.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی با تمام بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه، رفتاری مودبانه داشته و حدالامکان به پرسش های هر یک از آن ها با صبر و حوصله پاسخ دهد.

- غرفه دار نمایشگاه نبایستی تند و بلند سخن بگوید.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی از استعمال هر گونه دخانیات جددا پرهیز کند. غرفه دار نمایشگاه بایستی از سیگار کشیدن، همچنین خوردن و آشامیدن، جویدن آدامس و ... در داخل غرفه نمایشگاه اجتناب کند؛ چرا که بازدیدکنندگان  و مشتریان علاقه مند و موثر نمایشگاه را از پرسیدن و مذاکره منصرف می کند.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی شئونات اخلاقی را رعایت کند.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی خوش برخورد بوده و از صبر و طاقت کافی برخوردار باشد تا بدین وسیله بازدیدکنندگان و مشتریان بیشتری را جلب غرفه نمایشگاه خود کند.

- غرفه دار نمایشگاه، افزون بر امور مربوط به کالاهای غرفه نمایشگاه، باید اطلاعات جانبی سایر مکان های نمایشگاه را نیز بداند.

- ایستادن نیروی غرفه دار نمایشگاه، نباید مانع از رویت کالاهای درون غرفه نمایشگاه گردد.

- غرفه دار نمایشگاه نباید با بازدیدکننده ای که هنوز مشتری بودن یا نبودنش معلوم نیست وقت زیادی صرف کند؛ باید دقت کافی داشته باشید تا بتوانید بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه را به طور کامل ارزیابی کنید.

 - غرفه دار نمایشگاه، خود را با تلفن صحبت کردن مشغول نکند؛ غرفه دار نمایشگاه بایستی از مکالمه تلفنی در غرفه نمایشگاه خودداری کند چرا که ممکن است بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه را از دست بدهد.

- غرفه دار نمایشگاه نبایستی بروشورها و کاتالوگ های تبلیغاتی را به همه بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه ارائه دهد. چراکه تعدادی از آن ها بلافاصله یا بعد از چند قدم، آنها را دور می ریزند؛ ثانیا این امر موجب ضرر و زیان برای شرکت می گردد. فراموش نگردد که بروشورها و کاتالوگ ها با هزینه های بالایی تهیه شده است.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی به شرکت و محصولات آن، جدیت و علاقمندی نشان دهد.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی دائما داخل غرفه نمایشگاه در حال حرکت باشد.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی در نخستین گام، توجه بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه را جلب کرده و تشویق به مکث کردن در برابر غرفه نمایشگاه و کالاهای آن کند.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی همواره حالت خوش‌آمد گویی به خود بگیرد.

- غرفه دار نمایشگاه نبایستی وانمود کند که شغل اصلی اش، غرفه دار نمایشگاه نیست.

- غرفه دار نمایشگاه نبایستی هرگز در لبه مدخل غرفه نمایشگاه بایستد. غرفه دار نمایشگاه باید به گونه ای در غرفه نمایشگاه بایستد که مانع دید بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه نگردد. معمولا بهترین جا برای ایستادن غرفه دار نمایشگاه، در گوشه های راست و چپ غرفه نمایشگاه است .

- اگر غرفه داران نمایشگاه در یک جا جمع شوند و با هم مشغول صحبت باشند، بازدیدکننده و مشتری نمایشگاه به خود اجازه نخواهد داد وارد غرفه نمایشگاه شود و جمع غرفه داران نمایشگاه را بر هم زند. پس بایستی از این کار اجتناب شود. غرفه داران نمایشگاه بایستی سعی کنند از صحبت کردن در غرفه نمایشگاه با یکدیگر تا حد امکان خودداری نمایند. صحبت کردن در غرفه نمایشگاه بیانگر بی توجهی به محیط اطراف خود و بازدیدکنندگان و مشتریانی است که ممکن است خریداران موثری باشند.

- راهرو های تنگ و استقبال گسترده مشتریان و بازدیدکنندگان نمایشگاه از بعضی غرفه ها، رفت و آمد جلو این غرفه ها را به اندازه کافی مشکل ساز می نماید؛ بنابراین غرفه داران نمایشگاه نبایستی با صحبت کردن با یکدیگر در مقابل غرفه های یکدیگر، این مشکل را دامن زنند.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی برای کلیه بازدیدکنندگان از غرفه نمایشگاه، به یک میزان ارزش و اعتبار قائل گردد.

- غرفه دار نمایشگاه نبایستی برای آغاز سخن با بازدیدکنندگان و مشتریان نمایشگاه، از عباراتی نظیر چه فرمایشی دارید، استفاده کند.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی دارای صبر و حوصله، رفتار خوب، پرانرژی و اکتیو و دارای فعالیت فیزیکی بالا باشد.

- غرفه دار نمایشگاه هنگام مذاکره با مشتریان بالقوه بهتر است از نام آنها هنگام خطاب استفاده کند؛ چرا که هر کسی دوست دارد تا نام خودش را بشنود.

- غرفه دار نمایشگاه بهتر است مسلط به زبان انگلیسی و ادبیات فنی مرتبط با موضوع تخصصی نمایشگاه باشد.

- غرفه دار نمایشگاه بایستی دارای حس مسئولیت، نظم و همکاری بوده و خود را ملزم به رعایت کلیه قوانین و مقررات جاری و حاکم بر نمایشگاه به خصوص تذکرات حراست نمایشگاه بداند.

---

  

سوال: فضای رقابتی سالم و متناسب با فرهنگ نمایشگاهی در نمایشگاه‌ های مختلف چگونه شکل می‌گیرد؟

پاسخ: در این زمینه نکته‌ای را باید مورد توجه قرار بدهیم و آن این است که برای شرکت در نمایشگاه، علاوه بر این که به چگونگی نمایش یک محصول، یا خدمات توجه می‌کنیم، باید فضایی برای دیدن خدمات همه رقبا و کسانی که کالایی شبیه به کالای ما را عرضه می‌کنند هم فراهم شود. هر شرکت یا سازمان حاضر در نمایشگاه باید نگاهی کامل و دقیق به تمام بخش‌ های آن نمایشگاه داشته باشد. یعنی گروه‌ هایی را باید داشته باشند که اینها سالن به سالن بگردند و محصولات مشابه خودشان را در بخش‌ های مختلف مورد ارزیابی قرار بدهند و حتی در صورت نیاز با آنها ارتباط بگیرند تا بتوانند با فناوری‌ های جدید آشنا شوند. من به عنوان یک غرفه دار نمایشگاهی هم باید مراقب غرفه خودم باشم و هم باید به غرفه‌ های دیگر توجه کنم. هر اتفاقی که در یک نمایشگاه رخ می‌دهد باید مورد توجه غرفه داران باشد و بی‌خبر ماندن از آنها یعنی از دست دادن یک فرصت احتمالی. آنچه امروز در نمایشگاه‌های مختلف شاهد آن هستیم،‌ علاقه غرفه داران به فروش است. انگار فرقی ندارد که نمایشگاه تخصصی باشد یا یک جشنواره فصلی برای عرضه مستقیم کالا، به هرحال همه به دنبال فروش هستند. نمی‌توان از این نکته غافل بود که غرفه‌ داران ایرانی متاسفانه در همه نمایشگاه‌ ها با نیت فروش حضور پیدا می‌ کنند و دنبال این هستند که همیشه فقط بیزینس مستقیم در غرفه داشته باشند. در حالی که اگر به جای فکر کردن به فروش، تمرکز خودشان را روی یک نمایش فوق‌ العاده از محصولات بگذارند، تاثیر آن را بسیار پر رنگ‌تر و موثرتر خواهند دید. وقتی یک غرفه‌دار در شرایطی که می‌تواند ۱۰۰ مشتری را به خود جلب کند، تمام حواسش را روی مذاکره با یک مشتری متمرکز می کند در حالی که اگر زمان را برای نمایش خوب محصولاتش صرف می‌ کرد از آن جمعیت ۱۰۰ نفره، حداقل ۵۰ نفر را به خودش و محصولش جذب کرده بود. اینجاست که اهمیت زمان مشخص می‌ شود. قرار نیست با مشتری گپ و گفت کنیم، بلکه باید یک ارتباط کاری و سریع با آن برقرار کرد و ارتباط‌ های بعدی را به ملاقات‌ های بعد از نمایشگاه موکول کرد.

سوال: داشتن یک غرفه زیبا چقدر در تحقق اهداف نمایشگاهی موثر می باشد؟

پاسخ: بسیار زیاد! همه شرکت‌کنندگان در یک نمایشگاه از اهمیت یک غرفه جذاب مطلع هستند. اینکه می‌ بینیم هنوز هم شرکت‌ های مختلف دست به ابتکار و ساخت غرفه های پیش ساخته نمایشگاهی نمی‌ زنند، گران بودن هزینه‌ های ساخت آن است. معمولا وقتی که شرایط اقتصادی شرکت‌ ها بهتر می‌شود، به تبع آن، تقاضای آن ها برای طراحی غرفه های پیش ساخته نمایشگاهی هم بیشتر می‌ شود و هر وقت که تعداد غرفه های پیش ساخته نمایشگاهی در یک نمایشگاه بیشتر باشد،‌ زیبایی و جلوه‌ های بصری آن محیط بیشتر به چشم خواهد آمد. به هر حال جلوه‌ ای از نور و رنگ و طرح‌ های متنوع، هر جایی را زیبا تر می‌کند.

سوال: آیا صرف حضور شرکت‌ ها و سازمان‌ ها در یک نمایشگاه و احتمالا طراحی یک غرفه جذاب، تمام کاری است که باید در یک نمایشگاه انجام داد؟

پاسخ: خیر! برای تعریف فرهنگ نمایشگاهی دو دیدگاه وجود دارد که هر دو به یک اندازه مهم و البته مکمل هستند. اولی مربوط به خود غرفه داران است که در محل برپایی نمایشگاه حضور دارند و می‌خواهند در مدت برگزاری آن، بهترین عملکرد را داشته باشند. در چنین شرایطی خوش لباس بودن، خوش‌ تیپ بودن، خوش برخورد بودن و با حوصله برخورد کردن می‌ تواند بسیار اثرگذار باشد. اینکه شما برای بازدید از یک غرفه به آن وارد بشوید و مسئولان غرفه را نشسته روی صندلی‌ ها ببینید اصلا جالب نیست. غرفه دار همیشه باید به اطراف خودش توجه کند و به محض دیدن مخاطب، از او برای حضور در غرفه دعوت به عمل آورد. این که یک غرفه دار در کجای غرفه قرار بگیرد تا مانع دیدن کالاها نشود خودش نکته با اهمیتی است. خوردن، آشامیدن و ... در غرفه، کار جالبی نیست. حتی غرفه‌ دار نباید مکالمه تلفنی خودش را جلوی بازدید کننده انجام بدهد. اینها کارهایی است که غرفه‌ داران برای حفظ آبروی یک شرکت یا سازمان باید حتما به خوبی رعایت کنند.